Jak pracujemy?

W każdym projekcie wychodzimy od konkretnej potrzeby biznesowej, nie od strony tchnicznej. Jeśli proces został wcześniej zmapowany – np. podczas warsztatów lub szkoleń – wykorzystujemy istniejącą dokumentację jako punkt startowy. Nie powtarzamy pracy, która została już wykonana.

Na wszystkich etapach ściśle współpracujemy z zespołem Klienta – z osobami, które codziennie wykonują pracę. Ułatwia to dostosowanie rozwiązań do rzeczywistych potrzeb, a wdrożenie jest odbierane jako efekt wspólnej pracy, a nie narzucona z góry zmiana.

Projekt często dobrze rozpocząć od jednego procesu. Może to być proces wybrany podczas warsztatów albo na podstawie własnej obserwacji (np. wyjatkowo uciążliwy albo powodujący problemy). Mniejszy zakres oznacza krótszy projekt, mniejszy koszt i konkretny efekt, który pokazuje, czy automatyzacja jest dla Państwa firmy właściwym kierunkiem. Współpracę można oczywiście rozszerzać o kolejne obszary jeśli efekt jest zgodny z oczekiwaniami.

Etap 1. Konsultacja wstępna (bezpłatnie, ok. 45 min) Krótka rozmowa, w której poznajemy Państwa potrzeby, cele i ramy projektu. Decydujemy wspólnie, czy temat pasuje do naszych kompetencji i czy są podstawy do dalszej współpracy.

Etap 2. Ustalenie zakresu i ramy współpracy

• Rozmowy z osobami decyzyjnymi i (krótko) operacyjnymi
• Wstępne określenie zakresu prac, składu zespołu projektowego po obu stronach oraz oczekiwanych rezultatów
• Umowa wstępna obejmująca fazę analityczną – z jasnym kosztem i terminem

Etap 3. Techniczna analiza procesów

Zakres tego etapu zależy od tego, czy procesy do automatyzacji są już wybrane, czy też mamy je wskazać razem.

• Analiza istniejącej dokumentacji procesowej (jeśli dostępna – np. z wcześniejszych warsztatów procesowych) lub jej uzupełnienie w niezbędnym zakresie technicznym
• Spotkania indywidualne z właścicielami i użytkownikami procesów
• Analiza danych i ew. rejestracja przebiegu procesów
• Ocena wpływu planowanych zmian na pozostałe procesy w firmie
• Jeśli procesy do automatyzacji nie zostały wybrane wcześniej – rekomendacja oparta na jawnych kryteriach (częstotliwość, pracochłonność, wykonalność techniczna, dostępność danych)

Etap 4. Projekt, wycena i akceptacja

• Wstępny projekt narzędzi i zmian procesowych
• Estymacja pracochłonności i kosztu prac
• Pisemna akceptacja zakresu, harmonogramu i kosztów

Etap 5. Budowa i testy

• Tworzenie narzędzi w krótkich cyklach – z bieżącą prezentacją efektów i możliwością korekty (iteracje)
• Testy techniczne (QA) po naszej stronie
• Testy akceptacyjne (UAT) z udziałem użytkowników po stronie Klienta
• Aktualizacja dokumentacji

Etap 6. Wdrożenie

• Komunikacja wewnętrzna i szkolenie użytkowników
• Uruchomienie produkcyjne, dopasowane do rytmu operacyjnego firmy
• Krótka faza stabilizacyjna z bieżącymi korektami

Etap 7. Po wdrożeniu

• Pomiar efektów na bazie wskaźników ustalonych w fazie projektu
• Okres gwarancyjny z określonym zakresem wsparcia
• Opcjonalne utrzymanie i/lub wsparcie długoterminowe na osobnych zasadach

---

Po naszej stronie: prowadzenie projektu, analiza, projektowanie, budowa narzędzi, testy, dokumentacja, wsparcie powdrożeniowe.

Po stronie Klienta: osoba kontaktowa po stronie biznesu, dostęp do osób znających procesy, niezbędny dostęp do systemów źródłowych i danych, decyzje o zakresie, kosztach i kontynuacji prac.

Orientacyjny czas: faza analityczna zwykle 1–4 tygodnie, wdrożenie 2–12 tygodni – zależnie od skali, złożoności i liczby procesów.